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テレワークをする際のアドバイス

テレワークとは、必ずしも普段オフィスで働いているよりもさらに効率的にしようとか、もっと多くの仕事を終わらせようということではありません。
むしろ、仕事と家のことのバランスを取ることなのです。
普段通勤していて在宅勤務をしたことがない方は、自宅では集中するのが難しいとか、何も終わらせられないと思い込んでしまいます。
私の経験から言うと、公私の区別が曖昧になったり、仕事の方が優先になることは非常によくあるケースです。
みなさんがどういう状況であったとしても、重要なことは、バランスを取るということです。

このブログでは、テレワークのテクニックをご紹介します。
確実性、集中すること、継続性、コラボレーション、それらの要素がどう作用し、テレワークを成功させるかについて説明します。

 

先を見越して考えておくことが確実性につながる

個人的な状況を考えるとき、物事が上手く進まなかった時のこと、そしてどうやって回復するかということを考えたことはあるでしょうか?
確実に仕事を進めるには環境(インターネット接続、静かな作業環境など)の状況を把握している必要があります。
また、障害発生(ISPの機能停止、停電など)の可能性もあります。そんなふうに、作業環境に問題が発生した場合に備え、事前に対応策を立てておきます。

ある日行っていることが代替策を決めることになるかもしれません。
例えばみなさんが周辺の工事の騒音にどう対処するかは、その日の予定が短時間のミーティングだけなのか、終日お客様との打ち合わせなのかでも異なるかもしれません。
そうした状況に備えるために、私は自分の典型的な一日がどのようになるかの大まかな流れを想定していくつかのオプションを考えておきます。状況は日々変わるため、代替策も複数必要になるのです。
オンラインで講演をする時は、スクリーンを共有するために良好なインターネット接続と静かな環境の両方が必要になる、といったようなことです。

オプションの検討例

それから私は、例えば停電が起きたりしていつ自宅から出ることになってもいいように、必ずシャワーを浴び、パジャマから着替えるようにしています。
留意していただきたいのは、COVID-19ウイルスのアウトブレイクのせいで今起きている例外的な社会的隔離の環境の中ではこれは当てはまらないということです。
もちろん、みなさんがそれで快適なら、パジャマのまま仕事をしてください!

 

集中すること、気を散らす物事を避けること

上手くいかない可能性があることを考えるように、潜在的な気を散らす物事についても考えないといけません。そしてあらかじめ対策を講じてください。
みなさんはご自身をとりまく環境の中で特に気を散らすものがあることに心当たりがあるでしょう。
テレワークの際私がいつも助けになると感じているのは専用のワークスペースを作ることです。また、気を散らす物事をカメラの向こうにいる視聴者の目線から考えることも役に立ちます。
究極のゴールはみなさんが在宅で仕事をしていることにカメラの向こうの相手が気づかないようにすることです。

Webミーティングの際に気を散らす要因となる経験の例を紹介します。みなさんはどうやってこれらを避けますか?

Webミーティングビンゴ

Webミーティングビンゴの勝者になってはいけません。Webミーティングに出る時はちゃんと聞き取れるよう周囲の騒音をできるだけ排除しましょう。
高品質のノイズキャンセリング機能があるヘッドセットに投資することをお勧めします。長時間着けていても快適なものがいいでしょう。
私自身は音声が安定していて、バッテリーを気にしなくて良いワイヤありのヘッドセットを好んで使っています。

こうした気を散らす物事を避けるのに最も簡単なのはできるだけ隔離された環境をつくることです。Webミーティングの相手が気づかなくても、みなさん自身が会議に集中する必要があることをお忘れなく。

 

バランスをとって継続する

バランスを取るには、長時間効率的な状態でいなければいけません。テレワークの場合、一日の終わりまで、昔ながらの通勤にある”支度をして出発する”という行動がありません。
テレワークの主なメリットは通勤が不要だということを否定しているわけではありません。渋滞に巻き込まれることは本当に時間の無駄です。では、みなさんは通勤分浮いた時間をどのように活用しますか?

私自身が節約した時間を配分する際に有益と考えているのは、仕事、家族、健康維持といった私自身が大切だと思うことに振り分けることです。
効率的でいるために私がしているもう一つのことはどこで時間を捻り出すかということを考えることです。
食事の下準備をしておくのは、私が最も時間を節約できることの一つです。(そしてそれは健康的な食事を摂ることにもつながっています)

最後に、在宅勤務中は家を出なくなってしまうため、外出することで、必ず適度な休憩をとり、身体を動かし、人と交わることなどを心がけてください。(これは現在の隔離期間中には役立ちませんが、将来のために覚えておくと良いと思います。)

 

コラボレーションツールを通じてつながりを保つ

リモートチームメンバーと仕事をする場合は、オフィスでは自然に醸成されることの全てー例えば仕事のプロセス、職場のカルチャー、仲間意識など- を意図的につくっていく必要があります。
どこで仕事をしていたとしても、今日手に入るツールがあれば同僚やお客様と支障なく仕事を進めることができます。

私自身有益だと考えているのはインフォーマルなコミュニケーションチャネルです。Slackは非常にそれに向いているツールです。ご自身のチーム専用のSlackチャネルをつくることはメンバーと繋がっているために簡単な方法の一つです。
コミュニケーションチャネルを検討する際は、そのツールをどういうケースで使うのが最適なのかを考える必要があります。
もしみなさんが、告知や業務プロセスなど、チームに覚えておいて欲しいことを共有する必要があるのならば、イントラネットやメールなど、よりフォーマルな方式で文書化しておく必要があるでしょう。

ちょっとした良い変化を付けるため、お客様との打ち合わせや、上司との一対一の面談、チームミーティングの際にビデオカメラをオンにするのもいいかもしれません。ビデオチャットにすることを必ず参加者に事前に知らせてください。
そして映り込む環境にも気を付けてください!

最後に、オンラインホワイトボードはスクリーンショットを撮れば、長期間後から参照できるようになります。イラストアプリも非常に役立ちますね。でも、パワーポイントなどの「ローテク」な選択肢もあることを覚えていてください。

ご紹介したテクニックが、みなさんのテレワークに役立つことを望んでいます。お読みくださりありがとうございました。

Greg Nist - Director, Training and Community | MarkLogic

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